La loi relative à l’économie sociale et solidaire a, en 2014, donné une définition légale de la subvention. Ainsi, « constituent des subventions les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l’acte d’attribution, décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d’un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d’une action ou d’un projet d’investissement, à la contribution au développement d’activités ou au financement global de l’activité » d’une association. Ces contributions ne pouvant « constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent ».

Il ressort de cette définition que :
- les personnes publiques sont libres d’octroyer ou non une subvention : son attribution n’est pas un droit pour l’association, même si elle remplit les conditions pour l’obtenir et même si elle en a déjà bénéficié les années précédentes ;
- les actions, projets ou activités financés par une subvention doivent être initiés, définis et mis en œuvre non pas par la personne publique qui l’attribue mais par l’association ;
- la subvention permet de financer le développement d’un projet spécifique, de contribuer au financement général de l’association ou de soutenir la réalisation d’un investissement ;
- elle doit répondre à des considérations d’intérêt général, c’est-à-dire être rattachée à l’intérêt public de l’administration ou de l’organisme qui l’accorde et entrer dans son champ d’intervention géographique et son champ de compétences légales (subvention attribuée par une municipalité pour développer l’enseignement artistique et organiser des manifestations culturelles dans la commune ou pour financer les travaux d’un bâtiment important pour son développement touristique et économique, etc.) ;
- elle peut être accordée en numéraire (versement d’une somme d’argent) ou en nature (prêt de matériel, de locaux, etc.) ;
- le montant de la subvention peut être inférieur au coût du projet ou le financer entièrement. En revanche, il ne doit pas être supérieur à ce coût. Néanmoins, il est admis que l’association puisse, dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet, réaliser un excédent, mais celui-ci doit alors être raisonnable.

En chiffres : depuis 2005, la part des subventions dans le financement des associations a diminué de 14 points pour s’établir, en 2017, à 20 % de leur budget. À l’inverse, les recettes d’activité, en constante augmentation ces dernières années, représentent désormais les deux tiers de leurs ressources (24 % du budget associatif pour les commandes publiques et 42 % pour la participation des usagers aux services rendus par l’association).

Pour demander une subvention, une association doit être déclarée et avoir obtenu un numéro Siren auprès de l’Insee. Certaines associations doivent, en outre, être agréées pour obtenir une subvention (associations de jeunesse et d’éducation populaire ayant au moins 3 ans d’existence, associations sportives...).

Précision : les associations cultuelles (sauf, notamment, en Alsace-Moselle ou pour la réalisation de travaux nécessaires à la conservation d’édifices affectés au culte public) ainsi que, en principe, les groupes politiques ne peuvent pas obtenir de subventions.

Les demandes de subventions adressées à l’État, à ses services déconcentrés (direction départementale de la cohésion sociale, direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi, direction régionale des affaires culturelles...) ainsi qu’à ses établissements publics doivent être effectuées au moyen du formulaire Cerfa n° 12156*05, disponible sur le site www.service-public.fr. Un document à envoyer par courrier accompagné, entre autres, d’un relevé d’identité bancaire de l’association et des comptes approuvés de son dernier exercice si elle n’est pas tenue de les publier. Attention cependant car ce formulaire ne peut être utilisé que pour les demandes de subventions de fonctionnement (par opposition aux subventions d’investissement).

À savoir : les associations peuvent, pour certains dispositifs, transmettre leurs demandes de subventions via leur « compte Asso » (Fonds de développement de la Vie Associative, soutien aux associations agréées Jeunesse et éducation populaire...).

Par ailleurs, si le gouvernement encourage les collectivités territoriales (commune, département, région...) et leurs établissements publics à utiliser ce formulaire, en pratique, celles-ci disposent souvent de leur propre formulaire.

À vérifier : l’octroi d’une subvention peut être soumis au respect de certaines conditions, à l’envoi de documents particuliers et à une date limite de dépôt de la demande. Les associations ont donc tout intérêt à s’informer préalablement de ces spécificités auprès de la personne publique afin de ne pas retarder le traitement de leur dossier.

Lorsque la subvention allouée par une personne publique dépasse 23 000 € par an, une convention d’objectifs, qui peut être annuelle ou pluriannuelle, doit être conclue avec l’association bénéficiaire. Ce document définit l’objet, le montant ainsi que les modalités de versement et d’utilisation de la subvention.

L’association qui reçoit annuellement une ou plusieurs subventions en numéraire dont le montant total excède 153 000 € doit établir des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et nommer un commissaire aux comptes et un suppléant.

Elle est aussi tenue de publier au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise (JOAFE), dans les 3 mois suivant leur approbation par l’assemblée générale, ses comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes. Et attention car le dirigeant d’une association qui s’abstient d’établir des comptes annuels risque une amende de 9 000 €.

Par ailleurs, l’association dont le budget annuel dépasse 150 000 € et qui reçoit une ou plusieurs subventions de l’État ou d’une collectivité territoriale pour un montant supérieur à 50 000 € doit publier chaque année dans son compte financier les rémunérations des trois plus hauts cadres dirigeants, qu’ils soient bénévoles ou salariés, ainsi que leurs avantages en nature.

L’association qui perçoit une subvention doit, dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel elle a été accordée, transmettre à la personne publique les comptes approuvés, le rapport d’activité ainsi que, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, sauf si ces documents ont été publiés au JOAFE. En cas de subvention affectée à une dépense déterminée, elle doit également, dans le même délai, fournir un compte rendu financier (formulaire Cerfa 15059*01).

En l’absence de communication ou en cas de communication tardive de ces documents, la personne publique qui a alloué la subvention peut en demander le remboursement. Cette restitution peut aussi être exigée notamment lorsque l’association ne respecte pas les conditions d’octroi de la subvention ou qu’elle ne l’emploie pas conformément à l’usage auquel elle était destinée.

Par ailleurs, l’association qui reçoit une subvention de l’État peut faire l’objet d’un contrôle de la part de la Cour des comptes, de l’Inspection générale des finances ou de l’inspection du ministère compétent. Les chambres régionales des comptes peuvent, elles, vérifier les comptes des associations ayant perçu plus de 1 500 € de la part d’une collectivité territoriale ou de ses établissements publics.

Important : une association subventionnée doit conserver les documents comptables et pièces justificatives utiles pendant 10 ans si elle est tenue d’établir des comptes annuels et 5 ans dans le cas contraire.