Première étape incontournable du recrutement des bénévoles, l’association doit déterminer ses besoins. Pour cela, il peut être utile de prendre le temps de rédiger des « fiches de poste » résumant, pour chaque mission (collecte de fonds, animation des réseaux sociaux, gestion du site internet, relations avec les collectivités...), le nombre de personnes nécessaires, les tâches à effectuer, les qualités et les compétences utiles pour les remplir et l’implication souhaitée (hebdomadaire, mensuelle, ponctuelle, à distance...). Des fiches de poste à présenter aux membres de l’association et à afficher également sur son site internet.

Ensuite, une fois ses besoins définis, l’association va devoir les faire connaître. Ses meilleurs ambassadeurs étant ses bénévoles, il ne faut donc pas hésiter à les impliquer dans cette recherche. Si le bouche-à-oreille est important, il faut aussi prendre conscience qu’on ne recrute pas des bénévoles aujourd’hui comme on les recrutait hier ! Le bénévolat rajeunit et la présence de l’association sur les réseaux sociaux (Instagram, TikTok...) devient une nécessité pour toucher les étudiants et les jeunes actifs. Sans surprise, un site internet, qui permet de trouver facilement des informations sur l’association, est également un outil incontournable. Il pourra contenir une présentation de la structure (fondateur, date de création, organisation...), de ses missions, de ses valeurs et de ses activités et, petit plus, des témoignages de bénévoles. L’association peut aussi participer à des évènements locaux, à des forums des associations ou encore déposer une annonce sur des plates-formes de mise en relation (francebenevolat.org, jeveuxaider.gouv.fr, tousbenevoles.org, benevolt.fr...).

Enfin, il est indispensable que l’association structure sa procédure de recrutement de bénévoles. Elle peut ainsi désigner une personne suffisamment formée qui sera responsable de cette mission et mettre en place différentes étapes (exigence d’une lettre de motivation, premier rendez-vous...). Attention toutefois à ne pas sombrer dans l’excès de rigorisme : les bonnes volontés ne doivent pas être découragées avant même d’intégrer l’association !

La première rencontre avec le candidat bénévole servira à lui présenter l’association et les missions proposées ainsi qu’à comprendre ses motivations et ses attentes.

À noter : tous les profils de bénévoles ne correspondent pas à toutes les associations ! Pour ne pas désorganiser le fonctionnement de la structure associative ou dégrader sa bonne ambiance, il faut parfois savoir refuser des demandes de bénévolat.

Plutôt que de laisser les bénévoles découvrir l’association « sur le tas », mieux vaut organiser une demi-journée ou une journée d’accueil. Ce sera l’occasion, pour les nouveaux arrivants, de faire connaissance et de se familiariser avec les locaux. Il incombera à l’association, lors de ce moment privilégié, de présenter plus en détail son organisation, son fonctionnement, ses missions, ses valeurs, ses activités, ses projets en cours et ses équipes en place. Il ne semble d’ailleurs pas superflu de remettre aux bénévoles un livret d’accueil résumant ces divers points. Une charte décrivant les engagements réciproques de l’association et des bénévoles est aussi un moyen pertinent de matérialiser leur entrée au sein de l’association.

Pour faciliter l’intégration des « nouveaux », l’association peut aussi mettre en place un tutorat avec un bénévole plus ancien et favoriser le travail en équipes de taille réduite. Leur remettre symboliquement un badge ou un tee-shirt au nom de l’association permet également de créer un sentiment d’appartenance.

Enfin, pour s’assurer que leurs premiers pas de bénévoles se passent dans de bonnes conditions, l’association peut prévoir un ou plusieurs entretiens individuels au cours des premiers mois afin de recueillir leur ressenti, leurs attentes et leurs éventuelles déceptions.

Entretenir la motivation des bénévoles est indispensable. Cela passe par la mise en place de travail en équipe, par la communication et l’écoute, par une implication dans les grandes décisions à prendre, par la proposition de nouvelles missions... Recueillir les avis et critiques des bénévoles après de grands évènements associatifs leur permet aussi de se sentir impliqués.

En outre, pour développer le bénévolat régulier, les associations peuvent concevoir leurs missions en fonction des rythmes de vie de chacun (actifs, parents, retraités...), encourager l’entraide entre bénévoles ou monter une équipe mixte salariés/bénévoles.

Par ailleurs, éviter les petites contrariétés est plus important qu’il n’y paraît car, vécues au quotidien, elles peuvent être source de frustrations. D’autant qu’il ne faut pas oublier que les bénévoles sont présents de leur plein gré dans l’association. Il convient donc de s’assurer de leur fournir un matériel ou des outils aussi performants que ceux qu’utilisent les salariés, d’installer des locaux de travail agréables et de ne pas leur faire perdre de temps dans des réunions inutiles...

Autre point important : remercier les bénévoles est trop souvent négligé par les associations qui surestiment leur abnégation et sous-estiment leur besoin de reconnaissance. Pourtant, prendre soin de ses bénévoles en organisant, par exemple, un moment festif sera toujours apprécié. Toutes ces actions permettent de valoriser les bénévoles et de renforcer leur engagement.

Enfin, il est très important pour l’association de se renseigner sur les motivations qui poussent un bénévole à partir pour pouvoir améliorer l’expérience de ceux qui restent.

À savoir : la valorisation comptable du bénévolat n’est pas une obligation pour les associations (sauf pour celles faisant appel à la générosité du public) mais elle présente l’intérêt de donner une image fidèle de leurs activités, notamment pour les demandes de subventions.

Toute la bonne volonté des bénévoles ne comblera pas leur manque de compétences et de connaissances. Et la formation est une attente pour un tiers des bénévoles !

Négliger cette demande, c’est prendre le risque de décourager des bénévoles motivés. Former des bénévoles, c’est, au contraire, œuvrer pour les intégrer durablement dans l’association. En outre, cela permettra d’accroître le niveau d’efficacité et de compétence de l’organisation alors que de plus en plus de normes (comptables, techniques, juridiques...) s’imposent à elle. Pour faciliter la mise en place de ces formations, les associations peuvent solliciter des subventions auprès notamment du Fonds pour le développement de la vie associative ou se rapprocher d’organismes proposant des formations gratuites comme www.eva-formationbenevoles.fr.

Enfin, les bénévoles qui souhaitent exercer des responsabilités dans la gestion administrative, financière et humaine d’une association peuvent suivre une formation afin d’obtenir le Certif’Asso. Cette formation comprend 30 heures de théorie et une partie pratique d’au moins 15 jours dans une association. Le portail national de formation des bénévoles recense les organismes la dispensant.