L’administration fiscale peut demander aux entreprises tenant une comptabilité informatisée leurs fichiers des écritures comptables (FEC) afin de les examiner depuis ses propres bureaux. Une procédure spécifique de contrôle fiscal à distance, dénommée « examen de comptabilité », qui offre une alternative à la vérification de comptabilité, laquelle se déroule, quant à elle, dans les locaux de l’entreprise.

Le déroulement de la procédure

La procédure débute obligatoirement par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité à l’entreprise, qui précise notamment la période visée par le contrôle et la faculté de se faire assister par un conseil de son choix. Une fois cet avis reçu, l’entreprise dispose d’un délai de 15 jours seulement pour transmettre à l’administration une copie de ses FEC, sous forme dématérialisée, répondant aux normes prévues par l’article A 47 A-1 du Livre des procédures fiscales.

Si l’entreprise ne transmet pas les FEC dans ce délai, ou en cas de transmission de fichiers non conformes, elle s’expose à une amende de 5 000 € par contrôle, quel que soit le nombre d’exercices contrôlés. En outre, l’administration peut annuler l’examen de comptabilité et diligenter une vérification de comptabilité sur place.

À noter : l’examen de comptabilité est destiné aux entreprises qui ne présentent pas de risques élevés de fraude fiscale ou dont la taille et la complexité des activités ou des opérations ne nécessitent pas un contrôle sur place.

À partir de la copie des FEC transmise par l’entreprise, l’administration peut engager les opérations de contrôle en effectuant les tris, les classements ainsi que tous les calculs permettant de vérifier la concordance entre les FEC et les déclarations fiscales de l’entreprise. Si elle relève des erreurs, elle adresse à l’entreprise une proposition de rectification qui doit mentionner, notamment, la nature et le résultat des traitements informatiques donnant lieu au redressement. En revanche, si elle ne constate aucune anomalie, l’administration envoie un avis d’absence de redressement.

Pour informer l’entreprise de la suite ainsi donnée à l’examen de comptabilité, l’administration fiscale dispose d’un délai maximal de 6 mois après la réception de la copie des FEC.

À savoir : l’administration doit détruire cette copie avant la mise en recouvrement des impositions supplémentaires ou avant d’informer l’entreprise de l’absence de rectification.

Des garanties procédurales

Dans le cadre de l’examen de comptabilité, l’entreprise bénéficie d’un certain nombre de garanties, similaires à celles applicables lors d’une vérification de comptabilité. Garanties qui lui sont précisées dans la « charte des droits et obligations du contribuable vérifié ».

Précision : cette charte est disponible en ligne sur les sites impots.gouv.fr et economie.gouv.fr. Opposable à l’administration, cette dernière doit, en principe, respecter l’ensemble des règles et garanties y figurant.

Parmi ces garanties, figure le droit à un débat oral et contradictoire. En effet, bien que l’administration ne se déplace pas dans les locaux de l’entreprise, elle doit toutefois engager un dialogue constructif avec cette dernière afin de comprendre les écritures comptables et recueillir les informations utiles à la procédure.

L’entreprise peut également faire appel aux supérieurs hiérarchiques du contrôleur en cas de difficultés au cours du contrôle et/ou lorsqu’elle est en désaccord avec le maintien des rectifications envisagées.

À noter : le recours hiérarchique s’exerce à deux niveaux : d’abord auprès du supérieur direct (inspecteur principal ou divisionnaire) du contrôleur, puis, le cas échéant, auprès de l’interlocuteur départemental ou régional.

L’entreprise peut aussi, dans certains cas, saisir la commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires afin de lui soumettre ce désaccord.

Autre garantie, l’administration fiscale a l’obligation de respecter un délai maximal de 60 jours pour répondre aux observations de l’entreprise qui font suite à la proposition de rectification lorsqu’il s’agit d’une PME (chiffre d’affaires < 1 526 000 M€ pour les activités de ventes ou de fourniture de logement, 460 000 € pour les prestataires de services et les professionnels libéraux, 842 000 € pour les entreprises agricoles).

Point important, l’administration ne pourra pas procéder à un nouvel examen de comptabilité au regard des mêmes impôts ou taxes et pour la même période.

Par ailleurs, en cas de redressement, l’entreprise a la possibilité de demander la mise en œuvre de la procédure de régularisation en cours de contrôle, dans les 30 jours suivant la réception de la proposition de rectification. Cette procédure lui permet, sous certaines conditions, de corriger les anomalies relevées dans ses déclarations par l’agent du fisc, moyennant le paiement d’un intérêt de retard réduit à 0,14 % par mois (au lieu de 0,20 %).

Qu’est-ce qu’un FEC ?

Le FEC est un fichier normé. Pour être accepté par l’administration fiscale, il doit, en effet, répondre à un format particulier (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates…).

Outre la forme, des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Les écritures doivent y être classées par ordre chronologique. Pour chacune d’entre elles, de 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés, selon le régime d’imposition de l’entreprise. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes à l’entreprise, décalage dans l’enregistrement de reports à nouveau…), l’entreprise doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration.

À noter : procéder à des essais de création d’un FEC avant tout contrôle est fortement recommandé.